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助推管理模式创新:RFID图书档案管理市场正处于上升期

发布时间:2021-04-13 点击数:394

当山东省17年前的高考“顶替”事件受害者陈春秀、苟晶们站出来发声时,新闻舆论急速发酵,瞬间挑动了整个社会的敏感神经。

 

(来源:山东省纪委监委网站公示)

 

在这起冒名顶替案件中,顶替陈春秀上大学的是陈艳萍。在案件实施的过程中,陈艳萍的父亲陈巨鹏通过不法手段伪造了女儿的学籍档案,正是这起顶替案得以成功实施的一大重要原因。

 

事实上,这仅是被媒体放大的个案,据了解,同一时期遭顶替的学生多达上百人。透过这一事件可以看出,当时学籍档案管理环节存在明显漏洞。由于档案天然具备敏感属性,稍有差池往往牵连甚广,因此,档案的规范管理是极其重要的事情。

 

随着人们信息安全意识的不断提高,越来越多信息手段被用来填补档案管理环节的漏洞,以RFID技术为核心的现代化图书档案管理方式已经获得广泛接受,在图书档案存储、查询、借阅、归还、防盗等场景中发挥着重要作用。

 

01、引入RFID信息化手段 大幅提升图书档案管理水平

 

按照以往的管理方式,在档案入馆后,首先需要进行分类、排序,并去装钉,然后由人工撰写档案盒的相关信息,最后由管理人员手工抄写档案目录,并将目录连同档案一起封装入档案盒内。

 

随着国家及企事单位的各种信息档案资料数量逐日增多,档案的种类日趋多样化,纸质信息存储量迅速膨胀。

 

实体档案有自身的特殊性和复杂性,以往管理方式遇到的问题可以概括为:档案密度大、数量多、摆放乱、种类杂等。随着档案资料数量的迅速爬升,衍生出越来越复杂的管理程式,单凭人力管理档案的弊端也更加凸显出来。

 

目前,档案管理已经分化出档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供使用等环节,每个环节都需要针对性的作业。

 

使用RFID技术进行档案管理后,无需打开档案袋,通过无线数据读取就可以在电脑屏幕上显示出盒内档案的具体名目、数量、档案摘要等信息,管理过程可以免去上述环节中大量人力消耗,大大提升了管理水平。

 

 

02、RFID系统需注重与场景需求的适配性

 

基于RFID技术的档案管理系统对环境因素比较敏感,因此,一些细微之处都可能影响到标签的读取效率。比如,在档案库房中,密集架铁板是干扰RFID信号的首要因素,如果将标签直接贴在铁质档案实体上,就会明显影响读取率。

 

针对上述情况,需要对读取器参数及标签芯片进行修改、测试,使它们更加匹配,从而有效解决这方面的问题。

 

为了优化读取效果,还可以就RFID标签位置、距离进行精细调整。考虑到实际应用中多读写器、多标签环境下的信号冲撞干扰问题,需要对不同型号、不同参数的设备进行比对试验。因此,让系统适配到最佳状态是一个复杂的精细活。

 

从大体上看,图书管理与档案管理有着很高相似性,但二者又有所区别,主要在于前者具备更强开放性,后者则更为私密。

 

受限于技术条件等客观因素,传统图书管理多采用封闭式管理,从采到编均采用手工方式操作,容易出现一些“死书”现象,图书的流通效率十分低下。

 

目前,在国内高校、公立图书馆中RFID的应用已经非常普及。RFID无接触数据采集方式大大提升了管理作业效率,同时也实现了流通过程中的动态化管理。

 

RFID读写器可以同时从多个RFID标签中快速读取包括货位信息、图书档案内容摘要信息等多项相关数据信息,一些读写器甚至可以每秒读取200个标签的数据,这比传统扫描方式要快超过100倍。

 

03、RFID图书档案管理市场正处于上升期

 

回顾国内图书档案管理的历史,经历了从人工到条码,再到RFID管理的演变过程。在这个过程中,图书管理也从传统的封闭式管理模式走向更现代化的开放式服务模式,给读者带来了很大便利,也大大提高了文献资源的利用率。

 

事实上,自2006年开始,国内就已经开始有不少公共图书馆和高校图书馆尝试使用RFID技术来管理图书。根据市场统计的结果,目前国内大型图书馆中RFID技术渗透率已经达到50%以上,且大部分高校图书馆均已采用RFID管理系统。

 

国内图书馆应用市场大体上可以划分为公共图书馆、高校图书馆、中小学图书馆和流动自助图书馆几大类。总体来看,这些图书馆中采用高频RFID方案与超高频RFID方案的都不在少数。

 

此外,《中华人民共和国公共图书馆法》也于2018年正式实施,其中规定县级以上人民政府应当设立公共图书馆,该政策有望带来图书馆RFID应用增量市场。

 

此外,由于政府大力推动全民阅读,公共图书馆的信息化建设发展迅速,包括城市书房、24小时自助图书馆等新型图书馆形态也在大量涌现。总体而言,现有图书馆对RFID技术的引入,以及不断增加的新建图书馆均会给RFID应用带来市场增量。

 

根据国家统计局发布数据,2019年全国共有公共图书馆3196个,比上年末增加20个,图书总藏量约为11.2亿册,比上年末增长7.3%。此外,我国高校图书馆总数在3000家左右。

 

近年来,RFID在档案管理市场增长十分亮眼,主要包括政务部门、中大型企业、银行、医院、院校等,其中占比与增长最大的均是档案馆。

 

由于国内从国家到各省、市、县均设有档案馆,因此,国内档案管理领域依旧有很大存量市场。

 

与图书市场类似,在档案管理中应用高频RFID和超高频RFID方案的也都不少,总体而言,超高频RFID的占比相对更高一些。

 

通过两种频段的对比可以找到背后的缘由。

 

高频RFID在单位时间内读取标签的数量少,但信号屏蔽性好,因为不会受金属柜体的影响;超高频RFID在单位时间内读取的标签数量大,但需要解决金属屏蔽性问题。因此,应用时应该根据实际需求选择合适方案。

 

目前,档案管理市场正处于快速上升期,最大的应用方是全国各地的档案馆,一方面旧有档案馆正快速切入RFID应用,另一方面新建档案馆的数量也不少。

 

据国家统计局数据统计,2019年我国现有各级各类档案馆共4234个,同比增加2.4%,其中综合档案馆3337个,馆藏档案8.29亿卷(件)。

 

进入数字化时代,越来越多传统图书馆正在逐渐转型为智慧图书馆,档案馆转型为智慧档案馆,使得管理模式更加安全和高效,服务模式更加多元开放。

 

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